La Fondation recrute!

Publié jeudi le 17 janvier

OFFRE D’EMPLOI POUR LE POSTE D’ADJOINTE ADMINISTRATIVE

FONCTIONS
Relevant de la directrice générale de la Fondation (FAL), la personne titulaire de ce poste assure le soutien administratif ainsi que la gestion de la réception.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
Administration et réception
 Gérer l’accueil de la fondation;
 Répondre aux appels téléphoniques et les transférer aux employés ou département demandés;
 Recevoir le courrier;
 Classer et saisir des données au besoin;
 Analyser et effectuer les modifications nécessaires dans le dossier des donateurs dans la base de données Prodon afin d’éliminer les doublons et faire les recherches nécessaires lorsque requises;
 Faire l’importation et la correction des transactions provenant des dons en ligne et ce, pour tous les types de dons;
 Finaliser la procédure de dons en ligne et produire les documents nécessaires à la comptabilité;
 Émettre les reçus d’impôts pour les donateurs;
 Soutenir et participer à l’organisation des activités-bénéfice: établissement des listes d’invités, envoi des invitations, réponse aux demandes de renseignements et inscriptions;
 Collaborer à la mise en place de fichiers concernant les donateurs, les participants et les membres lors des activités-bénéfice;
 Faire de la sollicitation et de la relance téléphonique;
 Assurer la logistique requise pour les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif, des comités ainsi que pour l’assemblée générale annuelle, les réunions du personnel, les activités spéciales, à savoir : la réservation et disposition des lieux, l’envoi des avis, l’obtention des documents provenant du personnel et des membres des comités, la préparation finale des ordres du jour et des procès-verbaux, la diffusion de tous les documents de présentation et la prise des minutes des réunions;
 Faire la coordination de toutes demandes nécessitant l’intervention d’un service technique (entretien, sécurité, informatique, etc…);
 Soutenir l’équipe selon les besoins;

Exigences et profil recherché
 Diplôme d’études collégiales
 5 ans d’expérience dans un poste similaire
 Excellente maîtrise du français et de l’anglais – parlé et écrit
 Connaissance du logiciel ProDon (un atout)
 Connaissance du milieu philanthropique (un atout)
 Grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités
 Discrétion et polyvalence
 Autonomie et esprit d’initiative
 Facilité de travailler en équipe
 Diplomatie et entregent

Conditions de travail
 Poste permanent de 35 heures/semaine, du lundi au vendredi; disponibilité occasionnelle les soirs, selon les périodes de pointes des événements; il est possible que le 35h de travail soit organisé différemment pour certains événements spéciaux;
 Salaire à discuter selon expérience
 Date d’entrée en fonction : Février 2019

Pour poser votre candidature, veuillez nous faire parvenir par courriel, d’ici le 31 janvier 2019, une lettre de présentation accompagnée de votre curriculum vitae à l’adresse suivante : sylvie.rouillier.csssjr16@ssss.gouv.qc.ca

Seules les personnes dont les candidatures seront retenues seront contactées.
Date limite : Le vendredi 1er février 2019